지급결의서? 품의서? 경리 업무와 무슨 상관일까요?

 

처음 경리 일을 시작하면 이런 말을 자주 듣게 돼요.
“이건 품의 올리고, 결의서 써서 지급해줘~”
“전표 처리는 결재 난 다음에 해~”

그런데요,
‘품의는 뭐고, 결의는 또 뭐고, 전표는 언제 끊는 건지’
머릿속이 복잡해지기 딱 좋은 조합입니다. 😅

오늘은 신입 경리 분들을 위해
“회계 전표와 연결되는 내부 문서들”을 쉽게 정리해드릴게요!

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💡 경리 업무, 문서 흐름부터 이해하자!

경리 업무에서 돈을 쓰기 전에 반드시 거치는 과정이 있어요.
이건 회사 돈을 아무나 막 쓰지 않기 위한 사내 승인 절차죠.

이 흐름은 보통 이렇게 생겼어요:

① 품의서 작성 → ② 결재 → ③ 지급결의서 → ④ 전표 작성 → ⑤ 지급

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📝 품의서란?

‘이렇게 돈을 써도 될까요?’ 라고 묻는 문서예요.

• 누가: 부서 담당자
• 왜: 무슨 목적으로 (예: 간식 구입, 출장비, 외주비 등)
• 얼마: 어느 정도 금액이 드는지
• 어떻게: 어떤 방식으로 처리할지 (카드? 계좌이체?)

🟨 포인트
: 실제로 돈을 쓰기 전, 내부 결재를 미리 받는 ‘사전 승인 문서’입니다.

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🧾 지급결의서란?

이제 돈을 실제로 쓰기로 결정이 났을 때 쓰는 문서입니다.
결재까지 완료된 품의서를 바탕으로 작성돼요.

• 누구에게: 돈을 받을 사람
• 얼마를: 얼마 지급할 건지
• 어떻게: 계좌이체? 현금? 카드 결제?

🟨 포인트
: 경리는 이 지급결의서를 기준으로 전표를 만들고 지출 처리를 하게 됩니다!

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💻 그럼 전표는 언제 입력할까요?

✅ 품의 → 결재 완료
✅ 지급결의서 확인

이 두 가지가 끝나면,
경리팀이 전표를 입력하고 실제 돈을 보내는 작업을 하게 됩니다.

📌 예를 들어볼게요:

• 디자인 외주비 30만원
• → 품의서로 결재 받고
• → 지급결의서 작성
• → 외주비 계정으로 전표 입력
• → 이체 후 영수증 첨부

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🙋‍♀️ 신입 경리라면 꼭 알아둬야 할 팁

• 전표만 보고 돈을 지급하면 안 돼요!
  → 내부 문서(품의서, 결의서)로 결재 유무 확인 먼저!
• 품의서 없이 결의서만 있는 경우도 있어요
  → 회사마다 절차가 다르니, 우리 회사 기준을 꼭 물어보세요
• 전표에 첨부할 때 품의서/결의서도 함께 스캔해두면 좋아요
  → 회계감사, 내부 점검 시 큰 도움이 됩니다!

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경리는 단순히 돈을 보내는 사람이 아니에요.
회사의 돈이 '왜' '어디에' '어떻게' 쓰였는지를 증빙으로 설명하는 사람이죠.
그래서 품의서와 결의서는 회계 전표의 친구 같은 존재예요.

처음엔 복잡하게 느껴져도, 몇 번 해보면 익숙해져요.
저도 그랬거든요. 😊